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广州文件销毁公司:文件的生命周期是什么意思

文章出处:粤收再生资源回收人气: 发表时间:2017-11-23 15:15:30【

文档还有生命周期?这是什么意思,由广州文件销毁公司给你们说说

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文档的生命周期是什么?


生命周期的基本含义一般可以理解为“从摇篮到坟墓”(Cradle-to-Grave)的整个过程。对于产品来说,这是从大自然中回归自然的整个过程。我们共同的“项目生命周期”,“产品生命周期”等概念应用。那么,文档的生命周期是什么?


1940年,广州文件销毁公司首先提出了“文档生命周期”的概念。 “文件的生命周期”是指文件从创建到最后由于其无效而被破坏的整个过程,或者由于其长期的历史价值而被文件永久保存。引入了“循环”的概念,强调文件移动的时间跨度,表明文件从最初的形成到最终的破坏或永久保存有一个整体的移动过程。


为什么要管理文件的生命周期


进入“DT时代”,信息已经成为现代企业最重要的资产之一,非结构化数据的快速增长将成为企业信息管理的重中之重。

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Document,是非结构化数据的主要载体和表现。


事实上,很多企业都被非结构化的数据淹没了。如何在满足访问和合规要求的条件下有效地控制非结构化数据的文件管理,通过最大限度地降低成本投入来最大化商业价值是每个CIO需要认真思考的问题。


不同文件带来不同的管理价值


文件信息计量的价值与货币不同,其价值取决于商业环境的存在。在一个企业里,没有两个文件是完全一样的价值。例如,通知端午节假期的公告文件和公司新的考绩制度发布文件无疑具有更大的商业价值。管理需要,后者也需要更快的访问和更严格的档案保存。


同样的文件,不同节点的值也不同


这两个文件之间是有区别的,我们很容易认识到,从文件的诞生到文件的消失,文件的价值和访问要求随着时间的推移而不断变化,商业环境发生了变化。例如,在一个广州文件销毁公司中,讨论项目的需求很多讨论和改变软件版本的重要性是不言而喻的。 项目完成后,纸张的及时性和重要性已经降低,很可能会随时存储在员工的计算机上。 它已经丢失或被遗忘。


在一个企业中,没有两个文件是相同的,也没有一个文件在整个生命周期中其价值和访问要求都是不变的,所以,从静止的角度去看待文件是错误的。对于不同的文件,对于同一文件的不同阶段,应该采取不同的管理和保护策略,以节省成本,才实现用最小的成本投入去获取最大的商业价值的终极目标。


3.如何实现企业的生命周期管理


文件的生命周期不是一个空洞的理论,其根本目的是帮助企业有效地控制成本,提高效率。对于企业来说,这是一种不可避免的管理方式,有助于企业的长期健康发展。


当然,没有两个企业是一样的,但是实施文件生命周期管理的过程是相似的。大致可以分为文件生命周期管理建设的三个阶段。


首先,全面检查企业的所有文件


对于最基本的文档存储,第一个经验是收集和存档。随着企业信息化程度越来越高,无纸化办公已成为一种发展趋势。收集公司文件以尝试替换现有的电子纸张文件,涵盖所有有价值的文件。


使用统一存储方法来集中管理所有企业级文件,并使用集中式存储,而不是分布式存储。这样做的好处是能够快速可靠地建立企业文件权限系统和知识管理系统,避免文件丢失或泄露。


二。建立业务文档的逻辑结构


文档,同一文档的不同阶段有不同的特点,传统的文件系统数据存储和管理早已不能满足企业信息化发展的需要。我们应该再次逻辑地划分存储在文件系统中的文件。这个过程可以说是文档生命周期管理的基础和核心。


描述公司系统的文档将经历起草,审阅,使用,归档,消失的过程。在这个过程中,文档经历了不同的阶段,访问需求和使用价值也不同。当文件经常修改时,需要能够快速访问文件进行版本更改,原则上不允许更改和更改为公司记录。


文档的不同阶段对应不同的管理值,也需要使用必要的工具来管理文档的整个生命周期。


第三,选择合适的管理软件


随着企业文件数量和复杂性的增加,单纯依靠人力来规范大量文件的管理是不可能的我们需要更专业,更规范的文档生命周期管理系统。


对于正在修改的文件,必须有详细的日志记录和版本控制; 对于已经确定的档案,必须有明确的状态标识和数据备份。 根据文件特点的不同阶段,采取最合适的管理方式,发挥文件的最大价值。


文件生命周期管理的实质是控制企业成本,规避风险,以最小的成本获得最大的商业价值。 面对商业文件的快速增长,企业需要一个专业的文件管理程序。 这样的程序应该贯穿文件的生命周期,并从存储,使用,共享和保护等各个角度提供管理支持。 借助这样的解决方案,企业可以真正实现文档的生命周期管理。


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